게다가 대회를 주최하는 곳 중 하나인 포항시에서 대회를 지역시민에서 조금이라도 더 홍보하기 위해 노력하는 반면, OKTA측은 이보다는 내실을 기해서 행사를 진행시키려고 해 상호간 준비하는데 몇몇 사항을 결정하기 어려운 점이 많아 골머리를 앓았다고.
또한 일시에 입국하는 OKTA회원들을 위한 교통수단 준비과정도 상당했다고 한다. 우선 입국하는 회원들이 조금이라도 빠르게 하기 위해 참석자들이 인천공항 입국시 별도 심사대를 통해 입국할 수 있도록 법무부의 협조를 구해놓았다.
그리고 오는 24일 새벽에는 입국한 회원을 모두 태운 버스 17대가 한번에 서울에서 포항으로 출발하고 회원 중 절반인 300여명은 한상대회 참석을 위해 제주도로 이동하는데 이를 위해 배를 통째로 빌리려 했지만 국내법 상 실현이 어려워, 부산-제주도 간 여객선 선실 300여석을 예약해 회원들이 최대한 편안하게 제주도로 이동할 수 있도록 배려한 상태라고 한다.
게다가 이번행사에 참석해야 하는 중요한 유관기관 단체장, 국회의원 중 상당수가 개회식 당일인 24일날 국정감사 때문에 참석하기 어렵다는 통보를 받아, 일부는 개막식이 아닌 폐막식에 참석하기로 일정을 변경하는 우여곡절 속에도 일정을 변경하지 않는 것은 오는 28일부터 제주도에서 열리는 ‘세계한상대회’를 지원하기 위한 협회의 희생이라는 설명이다.
하지만 이번대회를 치루면서 조 부회장은 또한 무엇보다 회원 스스로의 적극적인 참여와 회비 입금부분에 대해 회원 모두에게 부탁하고 나섰다.
조 부회장은 “회원 개개인에게는 큰돈이 아니기 때문에 송금수수료를 줄이기 위해 행사장에 와서 지불하겠다고 약속하지만, 만약 참석을 약속한 회원 중 5%만 행사당일에 가서 취소하면 전체예산 중 거의 2천 만원 가까운 손실이 발생한다”고 말했다.
그에 따르면 만약 참석을 약속한 회원이 갑작스런 사정으로 참석하지 않는 경우 회원 한명의 참가비는 250달러로 그리 큰돈이 아니지만, 협회측에서 볼 때 이미 준비돼 있는 각종 부대행사비용이 취소가 되지 않기 때문에 이 비용들은 모두 협회손실로 처리된다는 것.
조 부회장은 “행사를 대행하는 경우라면 해당 매니지먼트사는 이를 예상할지 몰라도 우리는 행사를 직접 진행해 비용을 아끼며, 협회차원에서 단 1%라도 손실이 나지 않도록 일을 해야 하는 입장이다”며 “그래서 사무국에서 회원들에게 참가비 입금을 독촉하는 경우도 많다”며 회원들의 양해를 다시 한번 구하기도 했다.
행사 지휘자 조롱제 세계해외한인무역협회 상근부회장
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